Rakor internal membahas
1. Usulan kebutuhan anggaran untuk tahun 2025
2. Buka bersama dan syawalan
3. Tindak lanjut pemusnahan arsip
Dipimpin oleh Sekretaris Dinas yang diikuti oleh Pejabat Struktural dan Funsional beserta petugas arsip di masing-masing bidang. Rakor dilaksanakan pada hari Senin, 18 Maret 2024 setelah apel pagi di ruang rapat tepo sliro.
Pembahasaan BA perjanjian dari tiap masing-masing bidang. Kebutuhan/usulan untuk tahun 2025. Bidang P3A: Penambahan anggaran untuk Perda KLA dan perubahan RAD KLA, AC, dan PC. UPT PPA: Laptop, Printer, AC, Meja, Kursi Putar 2 buah, HP, dan CCTV. Bidang PFM: AC dan penambahan anggaran bimtek DTKS (makan, minum, dan sncak). Bidang Rehabsos: Service AC, daya listrik, dan Printer. Sekretariat: Mesin scan, HP (layanan pengaduan), PC/Laptop, TV 2 unit, LCD Proyektor (permanen untuk ruang rapat) 2 unit, penyediaan tempat parkir, dan backdrop ruang rapat.
Buka bersama hasil votting peserta rapat, setuju: 1 orang tidak setuju: 14 orang. Jadi, untuk buka bersama di tahun 2024 tidak ada. Diganti dengan syawalan, untuk pelaksanaannya hari Kamis, 25 April 2024 dengan mengenakan pakaian batik bebas.
1. Panitia syawalan:
Ketua : Nurudin Araniri
Wakil : Riyanto Sugih P.
Sekretaris : Sri Yanti dan Kiki Widya Sari
Bendahara : Tita Rednawati K.
Seksi-seksi
Tempat dan perlengkapan : Mugi, Maryono, Puji W., Ayu Lubis, dan Laras Kunthi
Acara : Retna Dewi, Reni F, dan Puri Aprimardianti
Dokumentasi : Andi Novianto dan Agung Setyawan
Konsumsi : Endang I., Sumilah, Puji Muryati, Murniasih, Retno Utami, dan Sumaryati. Koordinator Endang Ismiyati.
Undangan syawalan
Dinsos, P3A : 51 Orang
Korpan dan Korkab PKH : 20 Orang
Peksos : 6 Orang
Korpan & PH TAGANA : 30 Orang
TKSK : 18 Orang
Mitra P3A : 6 Orang
Mitra Rehabsos : 9 Orang
Mitra UPT : 1 Orang
Total : 141 Orang
Tindak lanjut dari bimtek pemusnahan arsip akan dilakukan pemusnahan arsip dengan prosedur:
1. Membentuk Panitia Penilai Arsip (SK Kepala Dinas)
2. Menyeleksi arsip
3. Menilai arsip
4. Membuat daftar usul arsip musnah
5. Membuat surat permohonan pemusnahan arsip ke Bupati
Untuk petugas arsip dari masing-masing bidang segera buat daftar isi berkas dan daftar berkas arsip yang telah dipilah-pilah dibantu oleh adik-adik PKL bagi bidang PFM dan Rehabsos yang belum selesai.
Rencana di minggu terakhir bulan Maret, Panitia Penilai Arsip melakukan penilaian terhadap arsip yang akan dimusnahkan. Sekretariat membuat pedoman/acuan JRA yang akan dimusnahkan apa saja dan segera buat SK tentang pembentukan panitia penilai arsip.